Tenho estudado aos poucos o método GTD (Getting Things Done) do David Allen. Trata-se de um conjunto de técnicas de organização pessoal e profissional que se aplicadas em conjunto proporcionam um melhoramento de sua produtividade. Pretendo aos poucos trazer para cá algumas dicas sobre o que tenho apurado. E hoje devo falar sobre delegação de tarefas.

Mas antes, é preciso dizer que David defende a regra dos 2 minutos. Se algo precisa ser feito, e você, após avaliar a tarefa, percebe que se iniciá-la, em menos de 120 segundos a teria completado, você deve parar tudo o que está fazendo e concluir o mais rápido possível tal tarefa. Tenho colocado em prática este mandamento e de fato findei por diminuir bastante a quantidade de pendências e, por conseqüente, a quantidade de pessoas que esperam de mim a conclusão de algum serviço. Isso diminui a pressão, gerando menos extresse e mais qualidade de vida. Numericamente, digamos que reduz em 30% a quantidade de itens abertos na minha lista de “por fazer” que mantenho sempre atualizada no Sunbird.

Se uma ação precisa de mais de dois minutos para ser concluída, sua missão é se perguntar: “Será que eu sou a pessoa mais indicada para fazer isso?” Se a resposta for negativa, é preferível que você delegue a tarefa de forma a aliviar ainda mais sua agenda. Isso pode se dar tanto descendente como ascendentemente. Ou seja, pode ser algo que um subordinado seu possa fazer, ou algo que precise de uma ação do seu chefe.

Contudo, David nem chama tanta atenção para isso, e entenda este parágrafo como de minha responsabilidade, delegar responsabilidades é terceirizar problemas que precisam de soluções. Ou seja: muito cuidado nessa hora. Há maneiras e maneiras de se transferir esta carga, e quanto menos estrago se fizer na rotina do prestador do serviço, mais eficiente será a resposta do mesmo.

Voltando ao David, sugere o mesmo, com leves adaptações de minha parte, que se faça os seguintes passos, nesta ordem:

Envie um e-mail

É a melhor maneira. Porque…

• Não há custos com impressão
• Não há custos com transporte
• Há um registro (prova) da solicitação tanto no seu webmail como no webmail do prestador do serviço
• Sua rotina segue normalmente durante a solicitação
• O prestador lerá o e-mail dentro da própria rotina sem interrupções
• O prestador poderá trazer uma resposta mais eficaz já que terá um tempo melhor para responder
• O prestador poderá consultar o registro várias vezes para poder ter certeza do que precisa fazer

Envie um comunicado escrito

Essa opção se assemelha bastante à anterior, contudo:

• Há um custo de impressão, que possivelmente será mínimo, mas que a longo prazo fará bastante diferença se contabilizados todos os funcionários da empresa gastando papel e tinta para delegação de tarefas.
• Há um custo de transporte, seja no espaço (como um motoqueiro que precisa ser pago para remeter o pacote) ou no tempo que você perde deixando seu departamento para entregar o comunicado no departamento do receptor.

Envie uma mensagem de áudio

Não se trata de um recado numa secretária eletrônica. Até poderia ser, mas entende-se que ao tentar acessá-la, há a possibilidade de que o receptador atenda o telefone interrompendo assim a rotina do mesmo e anulando o registro que seria deixado por ti. O ideal é enviar um correio de voz. É simples: grave uma mensagem de áudio no seu telefone e envie via MMS para o celular de alguém. Também se assemelha bastante ao envio de e-mail, mas…

• Pode haver o custo da sua operadora de celular para envio de correio de voz
• É mais difícil para o receptador consultar, sempre que necessário, o correio de voz. A explicação é simples: como você, caso precise, faria para ouvir logo o quarto parágrafo da mensagem gravada?

Fale pessoalmente via chat virtual

Seria o popular uso do MSN para fins mais nobres. Assemelha-se bastante ao envio de e-mail, contudo:

• Há até um registro (prova) da solicitação. Mas para isso é necessário ativar o registro de suas conversas.
• A rotina do prestador será levemente interrompida, contudo, sem a agressividade do telefone. Quero com isso dizer que o mesmo pode continuar trabalhando enquanto aos poucos responde suas mensagens.
• Como a resposta do prestador será mais imediata, espera-se que a mesma seja mais raza.
• Se o mesmo não tiver ativado o registro das conversas, possívelmente não poderá consultar as anotações quando da realização da mesma.

Fale via telefone

Só deveria ser feito em penúltimo caso. Porque…

• Interrompe a rotina do prestador. Ele precisa parar tudo o que está fazendo para te dar atenção.
• As resposta são dadas de imediato. Isso pode significar que boas soluções, que necessitariam de alguns minutos de reflexão podem se perder por falta de tempo hábil para sua apresentação.
• Há o custo da ligação.
• Não há registro da conversa, tanto para consultas futuras, como para servir de prova em possíveis cobranças.
• Como não há registro, o prestador não poderá consultar a conversa. Nem haverá a você a possibilidade de no futuro provar que delegou o serviço.

Fale pessoalmente

Este é de fato o último caso. Entenda como “pessoalmente” o agendamento de uma reunião. É preciso que se destaque: a reunião é a maneira mais cara de se transmitir uma mensagem a alguém. Contudo, para a maioria dos “chefes”, é sempre a primeira, muitas vezes a única, maneira de se realizar esta comunicação. O que é um erro que causa prejuízos enormes tanto aos envolvidos como a terceiros. Porque…

• Há um custo de transporte.
  As pessoas envolvidas na reunião precisam se locomover tanto de um departamento para outro, como de uma empresa para outra.
• Há o dano ambiental para reunião entre empresas.
  Queima-se combustível, engarrafa-se o trânsito, polui-se o meio ambiente, deteriora-se o asfalto. Minimamente, mas que se multiplicado por todos que diariamente vivem essa rotina, explica o porquê de grandes centros urbanos viverem como vivem.
• Só haverá registro do encontro se a ata ao final da mesma for feita e assinada por todos os participantes.
  E quantas vezes você viu isso acontecer?
• É interrompida tanto sua rotina, como a de todas as pessoas envolvidas.
  Enquanto a reunião é realizada, ninguém produz. Para prestadores de serviço que cobram por hora de serviço, o estrago é ainda maior.
• Há enorme perda de tempo graças à possível irresponsabilidade com os horários das partes envolvidas.
  Por mais que você seja pontual, pode ser que tenha de lidar com pessoas que acreditam que 30 minutos é um atraso aceitável. E, infelizmente, no Brasil isso é comum.

Se você achou úteis as dicas acima, e conhece pessoas que precisam estar a par das mesmas para otimizar a delegação de tarefas, sugira a leitura às ditas cujas. Se não concorda, ou gostaria de sugerir novos pontos, utilize o sistema de comentários e faça valer sua voz.

Escrito por Marlos Ápyus \\ Tags: administração, David Allen, GTD, organização, trabalho